Novian Systems har laget et administrasjonssystem for mer effektiv drift av tilsynsinstitusjoner - inspektører og andre statlige organisasjoner. Dette systemet reduserer også den administrative byrden på økonomiske enheter under tilsyn.
Systemet lagrer enhetlige data om aktivitetene til økonomiske enheter, historien om besøk og inspeksjoner, registrerte brudd og sanksjoner som er iverksatt.
Det lar også tilsynsinstitusjoner utarbeide transparente inspeksjonslister over enheter, utarbeide effektive inspeksjonsplaner, tildele oppgaver til fagfolk og overvåke deres ytelse, basert på en enkel risikovurdering.
Forretningsenheter kan bruke e-tjenesteportalen til å fylle ut og sende tilsynsmyndighetene kontrollspørreskjemaer som gjør det mulig å forenkle, fremskynde eller frafalle inspeksjoner.
Oppsummert tillater systemet å øke:
- Effektiviteten av tilsyn: Sparer tid for institusjoner;
- Kvaliteten på spesialister arbeid: Effektiv bruk av ressurser, enhetlig administrasjon av informasjon og effektiv kommunikasjon;
- Effektiviteten av overvåkede økonomiske enheter arbeid: Reduksjon av minimalt og forholdsmessig tilsyn, innhenting av informasjon raskt og enkelt;
- Virksomhetstransparens: Drive virksomhet i samsvar med lovkrav og skape forutsetninger for rettferdig konkurranse.
Anvendelse av spørreskjemaer og befaringer
Det er utviklet en applikasjon for smartenheter for å fylle ut skjemaer og spørreskjemaer. Det lar deg ikke bare fylle ut nødvendig informasjon, men også overføre de angitte dataene til ønsket informasjonssystem.
Mobilapplikasjonen brukes også til å planlegge, tildele og fullføre inspeksjonsspørreskjemaer for spesialister under inspeksjoner.
Søknadsprosessen med applikasjon består av to deler:
- Oppgaveforming: Dette muliggjør effektiv og rask arbeidsfordeling og styring - her kan du overvåke gjennomføringen av oppgaver. Ved tildeling av oppgaver spesifiseres skjemaene som skal fylles ut automatisk.
- Skjemautfylling: Dette er en enkel og intuitiv prosess hvor et skjema kan deles inn i kategorier og fullstendigheten til hver kategori kan overvåkes. Svar på spørsmål er også enkle å markere – når de er valgt er valget klart, det er enkelt å legge til bilder og kommentarer til spørsmålene og sende spørsmålene til hovedsystemet.
Merverdi for applikasjonen:
- Sparer personalets tid og organisatoriske ressurser. Denne tiden kan avsettes til digitalisering av papirskjemaer, tildeling av arbeid og sporing.
- Øker produktiviteten. Ikke mer leting etter skjemaer å fylle ut - denne utfyllingen krever ingen ekstra innsats, er rask og intuitiv.
- Flere muligheter for å få tilgang til data. Appen gjør det enkelt å legge til bilder, kommentarer og annet materiale.
- Datapålitelighet er sikret. Skjemaer fylles ut digitalt, noe som reduserer sannsynligheten for datainntastingsfeil ved å vise tilgjengelige alternativer.
- Akselererer dataoverføring. Det er ikke nødvendig å vente på at dataene legges inn i systemet - de overføres så snart skjemaet er utfylt.
Kvalitetsstyringssystem
Raske teknologiske endringer betyr også at organisasjoner må være forberedt på endring. Dette er også viktig for å håndtere potensielle risikoer, og informasjonssystemene må moderniseres.
Hovedmålene for kvalitetsstyringssystemet er:
- Å utarbeide aktivitetsplaner for organisasjonen;
- Bidra til å vurdere risikoen til økonomiske enheter; Genere lister over kontrollerte økonomiske enheter for organisatoriske inspeksjoner;
- Integrer ytelsesevalueringsdata i systemet;
- Overvåke implementeringen av organisasjonens aktivitetsplaner;
- Forbedre planleggingen.
Hovedfunksjonene til kvalitetsstyringssystemet er:
- Å samle, akkumulere, lagre, systematisere, analysere og gi data om organisasjonens langsiktige retningsplaner, årlige aktivitetsplaner, evalueringskriterier;
- Å vurdere risikoen til økonomiske enheter når det gjelder ulykker og faglige nivåer;
- Å dele data om dette systemet med fysiske og juridiske personer;
- Å formidle informasjon til arbeidsgivere;
- Å utstede sertifikater, skjemaer, rapporter, annet;
- Å administrere dataintegrasjon med eksterne og interne systemer.
Modernisering av kvalitetsstyringssystemet forbedrer kvaliteten på leverte tjenester og reduserer varigheten av inspeksjoner.
