Fakturahåndtering spiller en viktig rolle i en organisasjons drift. I mange tilfeller kan denne prosessen automatiseres, og dermed ikke bare sikre riktig flyt - men også spare ansattes tid.
Automatisk fakturahåndtering tillater deg å administrere og arkivere fakturaer i SharePoint , spore alle digitaliserte fakturaer på ett sted og planlegge selskapets utgifter i sanntid.
Den automatiske faktureringsprosessen omfatter følgende trinn:
- Digitalisering av den mottatte fakturaen: Etter skanning eller fotografering av fakturaen med en mobiltelefon, sendes denne via e-post til en utvalgt e-postboks;
- Overdragelse av fakturaen til godkjente personer: fakturaene distribueres til de som er ansvarlig for godkjenning.
- Automatisk opprettelse av faktura og vedlegg fra den generelle e-postboksen for innkommende fakturaer.
- Laste opp fakturaer til andre organisasjoners systemer: Mottatte fakturaer kan raskt konverteres til .xls, .xml formater og lastes opp til regnskapsprogrammer eller til et regnskapssystem for en bedriftsadministrasjon.
- Fakturagodkjenning: Systemet tilordner og sender automatisk fakturaene til aktuelle personer, som må godkjenne dem.
- Sending av påminnelser: Hvis det er en forsinkelse i godkjenning av fakturaen, sendes påminnelser til ansvarlig ansatte.
- Tilordning av konto beløp: Beløp fra godkjente kontoer tildeles avdelinger eller prosjekter i henhold til avtalte prinsipper i organisasjonen;
- Fakturaarkivering: Fakturaen arkiveres i et dokumentarkiv med informasjon om hvilken ansatt som godkjente fakturaen, transaksjonsnummer, tilordning til de respektive kostsentrene, gruppert etter prosjekter, dato og andre kriterier. I tillegg overholder de lagrede kontoene kravene til arkivering av regnskapsdokumenter i Republikken Litauen.
