Den daglige driften av en organisasjon er utenkelig uten kontrakter. Etter hvert som bedriften vokser og ekspanderer, øker også antallet prosesser som er involvert i håndteringen av dem.
Hold styr på disse prosessene på en effektiv måte med en digitalisert kontraktsadministrasjonsløsning som reduserer papir- og informasjonshåndteringskostnader. Løsningen antas også å effektivisere arbeidet ved å gjøre det raskere å søke etter kontraktsrelatert informasjon, samtidig optimaliseres forretningsprosesser.
«Novians» løsning for kontraktsadministrasjon er basert på « Microsoft-», «Sharepoint Online-», «Power Apps-» og «Power Automate»-teknologier, og kan skreddersys for å dekke de spesifikke behovene til en organisasjon.
Slik fungerer løsningen
Med denne kontraktsadministrasjonsløsningen lagres alle kontrakter sentralt i kundens «SharePoint Online»-miljø, noe som sikrer innsamling, aggregering, behandling, strukturering, lagring og rapportering av dataene de inneholder, til brukerne.
Når kontraktene er klare, kan de sendes internt i organisasjonen for forhåndsgodkjenning, godkjenning og endelig signering.
Forhåndsgodkjenningsprosessen gjennomføres ved å velge de nødvendige underskriverne i systemet som mottar et varsel om at de har blitt bedt om å gjennomlese og godkjenne kontrakten.
Ved hjelp av programmet kan kommentarene til kontrakten gjennomgås, kontrakten kan korrigeres, og alle justeringer som gjøres i kontrakten kan leses av dem som er involvert i forhåndsgodkjenningsprosessen.
Når kontrakten er ferdig forhåndsgodkjent, synliggjøres den og gjøres tilgjengelig for signering i organisasjonen og for eksterne brukere. Signering er mulig med både uautoriserte og autentiserte e-signaturer (integrasjon med «Dokobit»).
Kontrakter i systemet kan utfylles, for eksempel ved å legge til vedlegg eller erklæringer om overtakelse av tjenester eller varer.
Fordelene med løsningen
Takket være de elektroniske oppgavene har denne kontraktsadministrasjonsløsningen den fordelen at den gjør det raskere å forhåndsgodkjenne, godkjenne dokumenter og behandle opplysninger, sammenlignet med ikke-digitalisert kontraktsadministrasjon. I tillegg vektlegges følgende fordeler:
- Dokumentets status (f.eks. under utarbeidelse, under forhåndsgodkjenning, signert og sendt, signert av alle parter, ugyldig osv.) og hvem som er ansvarlig, er alltid kjent;
- Sannsynligheten for at dokumenter kommer på avveie elimineres;
- Godkjente og signerte dokumenter lagres i ett enkelt dokumentarkiv;
- Dokumenter signeres med e-signatur uten å måtte komme ut av systemet;
- Dokumentet og relevant informasjon kan raskt gjenfinnes;
- Forhindrer at kontrakter slettes eller går tapt;
- Dokumentvedlegg lenkes til hoveddokumentet. Når et nytt vedlegg opprettes, lenkes det til hoveddokumentet; - Når et nytt vedlegg opprettes, lenkes det til hoveddokumentet;
- Løsningsbrukere blir underrettet om fornyelse, oppsigelse og andre nødvendige tidsfrister ved hjelp av påminnelser;
- Overflødig informasjon begrenses (informasjon er tilgjengelig i henhold til hierarki og roller);
- Medarbeiderne har tilgang til å jobbe «online». - Kontrakter kan godkjennes og gjennomgås via en mobil-app.
