Den daglige driften av en organisasjon er utenkelig uten kontrakter. Etter hvert som aktiviteter utvides, øker også prosessene som er involvert i å administrere dem.
Kontraktsregisterløsningen bidrar til effektiv administrering av disse prosessene, noe som gjør det mulig å redusere papir- og informasjons håndterings kostnadene med henholdsvis 65 og 30 prosent. Det anslås at arbeidet blir mer effektivt, både søket etter informasjon knyttet til kontrakter og forretningsprosesser akselereres.
Kontraktregisterløsningen er basert på Microsoft Sharepoint, Power Apps og Power Automate - teknologier, og selve løsningen kan tilpasses organisasjonens spesifikke behov.
Ved hjelp av kontraktsregisterløsningen lagres alle kontrakter i ett sentralisert system, noe som sikrer innsamling, lagring, behandling, systematisering og oppbevaring av dataene i dem, og tillater også levering av denne informasjonen til brukerne av programmet.
Kontrakter i systemet kan suppleres, for eksempel ved å legge til vedlegg eller kvittering av aksept og overføring av tjenester og varer. Når en kontrakt avsluttes, befinner den seg automatisk i mappen «utløpte kontrakter».
Systemet initierer også rettidig fornyelse eller automatisk fornyelse av kontrakter og tildeler passende oppgaver til de ansatte som er ansvarlige for å inngå kontrakter med kunder og leverandører.
Fordeler med løsningen:
- Kontrakter forhandles raskere..
- Kontraktens status er alltid kjent (utarbeidet, avtalt, signert og sendt, signert av alle parter, ugyldig osv.) og ansvarlig person;
- Påminnelser mottas for nødvendige handlinger (kontraktsforlengelse, fornyelse, osv.);
- Kontrakt og relatert informasjon kan raskt bli funnet;
- Beskyttelse mot sletting eller tap av kontrakter;
- Kontrakten kan godkjennes og gjennomgås ved hjelp av mobilapplikasjonen;
- Når en ny kontrakt er inngått, registreres den med hovedkontrakten og datafilene til kontraktene importeres.
