Kritisk IT-infrastruktur som managed services

Novian Technologies sikrer at kundens IT-infrastruktur brukes på en sikker og effektiv måte gjennom opprettelse, utvikling og forvaltning av kritisk IT-infrastruktur.

Mer

Kontraktsregister

Den daglige driften av en organisasjon er utenkelig uten kontrakter. Etter hvert som bedriften vokser og ekspanderer, øker også antallet prosesser som er involvert i håndteringen av dem.

Hold styr på disse prosessene på en effektiv måte med en digitalisert kontraktsadministrasjonsløsning som reduserer papir- og informasjonshåndteringskostnader. Løsningen antas også å effektivisere arbeidet ved å gjøre det raskere å søke etter kontraktsrelatert informasjon, samtidig optimaliseres forretningsprosesser.

«Novians» løsning for kontraktsadministrasjon er basert på « Microsoft-», «Sharepoint Online-», «Power Apps-» og «Power Automate»-teknologier, og kan skreddersys for å dekke de spesifikke behovene til en organisasjon.

Slik fungerer løsningen

Med denne kontraktsadministrasjonsløsningen lagres alle kontrakter sentralt i kundens «SharePoint Online»-miljø, noe som sikrer innsamling, aggregering, behandling, strukturering, lagring og rapportering av dataene de inneholder, til brukerne.

Når kontraktene er klare, kan de sendes internt i organisasjonen for forhåndsgodkjenning, godkjenning og endelig signering.

Forhåndsgodkjenningsprosessen gjennomføres ved å velge de nødvendige underskriverne i systemet som mottar et varsel om at de har blitt bedt om å gjennomlese og godkjenne kontrakten.

Ved hjelp av programmet kan kommentarene til kontrakten gjennomgås, kontrakten kan korrigeres, og alle justeringer som gjøres i kontrakten kan leses av dem som er involvert i forhåndsgodkjenningsprosessen.

Når kontrakten er ferdig forhåndsgodkjent, synliggjøres den og gjøres tilgjengelig for signering i organisasjonen og for eksterne brukere. Signering er mulig med både uautoriserte og autentiserte e-signaturer (integrasjon med «Dokobit»).

Kontrakter i systemet kan utfylles, for eksempel ved å legge til vedlegg eller erklæringer om overtakelse av tjenester eller varer.

Fordelene med løsningen

Takket være de elektroniske oppgavene har denne kontraktsadministrasjonsløsningen den fordelen at den gjør det raskere å forhåndsgodkjenne, godkjenne dokumenter og behandle opplysninger, sammenlignet med ikke-digitalisert kontraktsadministrasjon. I tillegg vektlegges følgende fordeler:

  • Dokumentets status (f.eks. under utarbeidelse, under forhåndsgodkjenning, signert og sendt, signert av alle parter, ugyldig osv.) og hvem som er ansvarlig, er alltid kjent;
  • Sannsynligheten for at dokumenter kommer på avveie elimineres;
  • Godkjente og signerte dokumenter lagres i ett enkelt dokumentarkiv;
  • Dokumenter signeres med e-signatur uten å måtte komme ut av systemet;
  • Dokumentet og relevant informasjon kan raskt gjenfinnes;
  • Forhindrer at kontrakter slettes eller går tapt;
  • Dokumentvedlegg lenkes til hoveddokumentet. Når et nytt vedlegg opprettes, lenkes det til hoveddokumentet; - Når et nytt vedlegg opprettes, lenkes det til hoveddokumentet;
  • Løsningsbrukere blir underrettet om fornyelse, oppsigelse og andre nødvendige tidsfrister ved hjelp av påminnelser;
  • Overflødig informasjon begrenses (informasjon er tilgjengelig i henhold til hierarki og roller);
  • Medarbeiderne har tilgang til å jobbe «online». - Kontrakter kan godkjennes og gjennomgås via en mobil-app.