Dokumentene og arkivene som organisasjoner har samlet opp gjennom årene er som støvete gjenstander i en kjeller, som i seg selv ikke har noen nytteverdi. For at de skal bidra til å nå organisasjonens mål og være nyttige i den digitale virkeligheten, er det ikke nok å skanne dem. Det er nødvendig å tenke på å gjenbruke informasjonen de inneholder.
Ifølge Artūras Milašauskas, leder for Innovasjon i Novian Technologies, er det i dag verdt for bedrifter og organisasjoner å tenke på hvordan de ulike papirdokumentene som er lagret i arkiver alt fra fakturaer og kontrakter til tegninger, illustrasjoner, kunstverk eller fotografier, bøker eller andre publikasjoner kan brukes til de aktuelle behovene og virksomhetens mål.
«Både papir og digitalt innhold er bare en form, men innholdet og tilgjengeligheten er selvsagt det viktigste. Alt som er trykt, skrevet eller på en annen måte representert på papir kan digitiseres. Derfor vil vi oppmuntre organisasjoner til å hente opp papirarkiver «fra kjelleren» og begynne å håndtere dem på en riktig måte. Det vil si, ikke bare skanne dem, men også tenke på hva informasjonen som ligger lagret i arkivene kan brukes til og hvordan de kan brukes nå og i fremtiden,» understreker A. Milašauskas.
Det er viktig å digitisere informasjon på en riktig måte fra starten av
A. Milašauskas mener at for å oppnå de reelle fordelene ved å konvertere papirdokumenter til et digitalt format, bør man umiddelbart tenke på hvordan man kan forberede informasjonen i dokumentene for videre bruk i andre formater.
For å nå disse målene er det ikke tilrådelig å begrense seg til å «laste opp» informasjon til nye digitale arkiver i PDF-format. Målet med digitiseringen bør være å bruke dataene i arkivene fullt ut. Dette innebærer å gjøre informasjonen søkbar og innlemme digitisert informasjon i andre prosesser og systemer.
«For dette formålet er det veldig viktig å kategorisere eller katalogisere informasjonen på en kvalitetsmessig måte i den innledende fasen av digitiseringen. Det vil si, for å forberede informasjonen for videre strukturering, understreker representanten for Novian. Ifølge ham, betyr dette at i dokumentskanningsprosessen bør informasjonen i størst mulig grad kategoriseres i henhold til bestemte funksjoner. – I fremtiden vil dette tillate gjenbruk av informasjonen og aktivere den når en arbeider med innhold eller konverterer det til andre digitale formater,» sier A. Milašauskas.
Like viktig er det faktumet at informasjonen som er utarbeidet kan katalogiseres. Ved å samle sammen eksisterende arkiver og kataloger etter nøkkelord, emne eller dato kan det utføres høykvalitetssøk. Slike kategoriserings- og katalogiseringsmuligheter leveres av Novian-programvare, slik at du kan arbeide med ditt digitale innhold og forberede det for videre bruk.
Sparer ressurser, så kundene vinner
Ifølge representant i Novian A. Milašauskas, er det mest sannsynlig at fordelene med fullstendig digitisering vil merkes av tjenesteytende og forlagsorganisasjoner, samt organisasjoner med en bedriftshistorie som omfatter både papirbasert og digital tidsalder. Ved å samle alle arkivene i én moderne informasjonsbase kan vi bedre møte kundenes behov og spare kostnader og andre ressurser.
Eksempler på dette inkluderer å samle kundehistorien i ett enkelt format. Når en kunde har brukt tjenester i flere år, er noen av kontraktene fortsatt i papirform, og ved å digitisere dem lar det seg å se tidligere forpliktelser og betingelser og brukshistorikk praktisk i ett elektronisk format.
Et annet eksempel er at noen bedrifter har samlet papirarkiver over ulike prosjekter de har gjennomført, og når de først er digitisert, er informasjonen beskyttet mot tidens påvirkning. I tillegg er det mye raskere å få tilgang til informasjon uten å måtte lete etter papirdokumenter som ligger et sted og samler støv. Etter å ha digitisert gamle filer og kategorisert data, kan informasjonen som trengs for nye prosjekter raskt hentes fra slike arkiver ved å søke etter adresse eller en annen parameter (f.eks. nummer) og analyseres umiddelbart.
Digitisering ved å fullstendig kategorisere informasjon er også nyttig for biblioteker for å skape et brukervennlig og fullt søkbart arkiv. «En database som inneholder kun statiske PDF-dokumenter er dessverre ikke lenger tilstrekkelig når vi ønsker å bruke arkivet som et moderne søkesystem. I tillegg viser erfaring at dokumenter i PDF-formatet ikke er praktiske å lese, så det brukes nesten ikke,» sier A. Milašauskas.
Ifølge ham, gjør høykvalitets digitisering av arkiver dem til moderne tekster og bilder i elektronisk format, slik at innholdet kan brukes til undervisning, automatisert lesing og lytting samt publiseres på portaler.
«Det er også viktig å understreke at fullstendig digitisering, ved å kategorisere og aktivere data gjør det mulig å se på informasjon på en kreativ måte, sammenligne den i ulike parametere og bruke den til prognoser og dermed til fremtidige aktiviteter», understreker A. Milašauskas.
Novian-gruppen har omfattende erfaring
Novian-gruppens selskaper har et eksepsjonelt teknologisk potensial i regionen til å gjennomføre komplekse, storskala prosesser fra evnen til å digitiseredokumenter i en rekke ulike formater til overføring av tekst, bilder eller opprettelse av nødvendige metadata for digital bruk, og til å tilby flere løsninger for dataaktivering.
Novian-selskaper som driver sin virksomhet i Litauen, Estland, Norge og Moldova tilbyr digitisering av arkiver, bøker, aviser og magasiner eller andre publikasjoner og biblioteker ikke bare i Baltikum og Skandinavia, men også i Europa og i andre kontinenter. Et prosjekt som gjelder digitisering av arkivene til Nasjonalbiblioteket i Luxembourg er i gang. Prosjektet omfatter skanning av bibliotekets monografier (mer enn 2 millioner sider).
Novian-senter for digitisering i Tallinn, Estland, gir gruppen omfattende tekniske muligheter for å tilby digitiseringstjenester. Senteret er utstyrt med fem typer skannere som kan skanne alt fra dokumenter i A4-format til komplekse, store dokumenter, gamle aviser og kart. Med automatiserte løsninger er det mulighet til å behandle både noen få sider og store publikasjoner.
Programvaren for digitisering er utviklet av Novian-gruppens selskap Zissor, som opererer i Norge. Deres programvare gjør det mulig å digitalisere publikasjoner ved å segmentere dem og anvende optisk tegngjenkjenning (OCR), kvalitetskontroll og redigeringsverktøy. Selskapet tilbyr også konvertering til PDF-format og segmentering som gjør det mulig å «ekstrahere» artikler, inkludert tekst, illustrasjoner og metadata.
Novian tilpasser eksisterende programvare og maskinvare til kundenes behov. «Ved bruk av segmentering utarbeider vi gjenbrukbart digitalt innhold i alle mulige seksjoner, og på den måten skiller vi de funksjonelle delene av teksten og bilder, dvs. overskrift, tekst, illustrasjoner, bildetekster under illustrasjoner og annet, noe som gjør det mulig å bruke informasjonen i de ønskede seksjonene fullstendig. En slik fullstendig kategorisering gjør det mulig å presentere digital informasjon på en logisk og organisert måte», sier A. Milašauskas.
Novian digitiseringstjenester:
- Skanning av papirdokumenter, opplasting og lagring av digitalt materiale i dokumentsystemer;
- Dokumentbehandling (tekstgjenkjenning, metadata, segmentering, ulike formater);
- Arkiveringsløsninger, spesialisert programvare for behandling og lagring av materiale;
- Programvare for digitisering og segmentering av innholdet i trykte og/eller skannede dokumenter og publikasjoner;
- Konvertering av PDF-filer til XML for andre kommunikasjonskanaler;
- Indeksering av skannede dokumenter (fra papir, mikrofilm eller ulike bildeformater i PDF);
- Optisk gjenkjenning av tegn, inkludert gotisk eller såkalt frakturskrift;
- Automatisk artikkelsegmentering og metadata utvinning;
- Eksport til flere formater, for eksempel JPG eller PDF med mulighet for tekstsøk, flere XML standarder;
- Programvare for medieovervåking.
Data som er riktig forberedt for digital bruk, ifølge ham, gjør det mulig å utvikle analyse- og prosessoptimalisering og dermed forbedre organisasjonens effektivitet. I tillegg kan slike data aksesseres, brukes, analyseres og innlemmes i andre systemer mye raskere, og dermed føre til raskere organisatoriske prosesser og redusere kostnadene istendenfor å bruke papirarkiver.
Om Novian-gruppen
Novian Technologies er en del av Novian-gruppen. Novian-gruppens selskaper leverer teknologi, digitisering, programmering og integrerte IT-løsninger og tjenester innen disse områdene.
Kompetansen til Novian Technologies omfatter opprettelse, vedlikehold og tilpasning av IT-infrastruktur til nye behov, vedlikeholdstjenester for kritisk IT-infrastruktur. Selskapets tjenesteportefølje omfatter løsninger knyttet til høyytelses dataenheter og deres klynger, samt åpen kildekode-skyteknologi, høypålitelighetsdata, arkivering og andre løsninger.
Novianselskapenes aktivitet omfatter prosjekter fra å sikre en jevn daglig drift av IT-økonomien, til programmering – enten det er by- eller landsomfattende, utvikling av informasjonssystemer i enkeltområder, samt kunstig intelligens-løsninger. Gruppens selskaper driver virksomhet i Baltikum og Norge samt Moldova, betjener og gjennomfører prosjekter over hele verden. I perioden fra 2016 til 2022 har Novian gjennomført prosjekter i mer enn femti land i Europa, Afrika, Asia og Amerika.
