Prosessautomatisering bidrar til å unngå ineffektivt rutinearbeid, innføre mer orden og fokus på kjerne aktiviteter. Novian Systems har blant annet installert kontraktsregistre og et internt dokument signeringssystem hos Viada LT et nettverk som administrerer mer enn 125 bensinstasjoner.
Situasjon
Utviklingen av en kompleks, geografisk bred virksomhet øker uunngåelig behovet for å automatisere prosesser og aktiviteter, noe som sparer tid, samt menneskelige og økonomiske ressurser. Viada LT nettverket som administrerer mer enn 125 bensinstasjoner i Litauen, har også møtt denne situasjonen, og besluttet å overlate automatiseringen av flere forskjellige prosesser til Novian Systems.
Problemstilling
Før de begynte å samarbeide med Novian Systems brukte Viada LT et register over partnere som betjener bensinstasjonenes kjerne aktivitet – drivstoff forsyning. Driften av bensinstasjoner er også uatskillelig fra andre «økonomiske» problemstilling stillinger som dukker opp med jevne mellomrom, som for eksempel smidig drift av kasseapparater eller kaffemaskiner, tilførsel av snacks osv. På sikt er det behov for å systematisere og analysere hendelser knyttet til disse aktivitetene for å effektivt forhindre dem i fremtiden.
Det var mangel på effektivitet i å håndtere de store strømmene av kontrakter som ikke inkluderer drivstoff handel, men som er nødvendige for driften – fravær av registeret, så disse kontraktene ble akkumulert på forskjellige steder og i forskjellige former og krevde mye menneskelige ressurser til å administrere og vedlikeholde. Det var også behov for å effektivisere prosessene for godkjenning av interne dokumenter, som ble utført «manuelt», noe som resulterte i at personalet brukte deler av tiden på rutiner uten verdiskaping.
Løsning
Etter å ha analysert Viada LT sine behov og forventninger, har Novian Systems tilpasset de avanserte «Microsoft Power Platform» teknologiene og implementert de nødvendige løsningene.
«Microsoft Power Apps», «Microsoft Power Automate», «Microsoft SharePoint Online» og «Microsoft Onedrive» teknologier ble brukt til å utvikle de nødvendige systemene for Viada LT. Løsningene utviklet med disse teknologiene har gjort det mulig å optimalisere datainnsamling, lagring, registrering, intern avstemming og valideringsprosesser, noe som har akselerert de interne forretningsprosessene betydelig og økt effektiviteten deres.
Resultat
Automatiseringen av forretningsprosessene til Viada LT tillater forenklet administrasjon. Innovasjonene som introduseres sparer betydelige menneskelige, økonomiske og tidsmessige ressurser på daglig basis og viktigst av alt, tilgang til informasjon på ett sted.
Blant de viktigste fordelene med det interne dokument godkjennings systemet er ikke bare muligheten til å spare mye papir og tid, men også å ha et praktisk elektronisk dokument arkiv. I tillegg har dette systemet forenklet prosessen med å godkjenne lover internt.
Avvik registrerings løsningen implementert av Novian Systems gjør at de ansvarlige ansatte kan bli informert om avvik tidlig og med tilgang til systematisert informasjon kan de analysere avvikene og iverksette forebyggende tiltak.
Det innførte Kontraktsregisteret gjør det enklere for ansvarlige ansatte å finne dem, administrere informasjonen i kontraktene, sjekke betaling eller andre betingelser og benytte andre fordeler som systemet tilbyr, for eksempel å motta påminnelser om kontraktens utløp. Opplasting av alle kontrakter til det digitale registeret har gjort administrasjonen mye enklere.
