I dag står offentlig sektor overfor et økende behov for større åpenhet og effektivitet og virksomhets rettede kvalitetsstyringssystemer brukes til dette. For å forbedre ytelsen og gjøre mer effektiv bruk av de mottatte midlene, har det Litauiske statlige arbeidstilsynet implementert et resultatstyrings og overvåkingssystem. Det har også gjort det mulig å redusere den administrative byrden for virksomhetene ettersom deres tilsyn har blitt mer målrettede. Disse teknologiske endringene i Statens arbeidstilsyn er implementert av Novian Systems.
Situasjon
Det litauiske statlige arbeidstilsynet (SAT) er ansvarlig for forebygging av brudd på rettsakter som definerer HMS på arbeidsplassen i landets virksomheter.
Det brede spekteret av aktiviteter og ansvar gjorde at mer effektiv styring av disse prosessene krevde kontinuerlig, metodisk definert overvåking og analyse av aktiviteter, noe som ville bidra til å ta bedre og mer effektive beslutninger.
Dette skyldtes også begrensede operasjonelle ressurser det var behov for en klarere prosedyre for planlegging av besøkene til økonomiske enheter og prioriteringer i tildelingen av menneskelige og økonomiske ressurser.
Problemstilling
Det var mangel på enhetlige tiltak som kan koble sammen de separate delene av planprosessen, noe som var nødvendig for en mer effektiv drift av SAT. Myndighetens resultatindikatorer var ikke effektivt knyttet til mål og rapportering og ansvarlighet var fragmentert og tidkrevende. Det var derfor vanskeligheter med å vurdere om målene i den strategiske planen ble nådd effektivt og om midlene ble brukt effektivt.
Løsning
Novian Systems (som da fungerte som Algoritmu Sistemos) har foreslått en løsning for å implementere et kvalitetsstyringssystem basert på Microsoft teknologier.
Ved å bruke det er det mulig å mer effektivt administrere organisasjonens resultatindikatorer og få sanntids analytiske rapporter om aktiviteter for å ta databaserte beslutninger, konsentrere eller riktig allokere ressurser til områder som krever oppmerksomhet, eliminere eller styrke spesifikke aktivitetsområder umiddelbart.
Resultat
Det implementerte kvalitetsstyringssystemet er basert på systematiske metoder som gjør at SAT raskt og uten å bruke mange ressurser kan beregne risikoen til alle økonomiske enheter, vurdere deres ulike former, velge styrings- og inspeksjons tiltak og definere forholdet mellom individuelle risikoer.
Systemet bidro til å sikre riktig funksjon av forretnings planleggings og tilsynsmodellen, samt reduserte den administrative byrden på virksomheten ettersom inspeksjoner initiert av SAT ble målrettet. En tjeneste portal hvor bedrifter også kan levere de data som tilsynet har bedt om, ble opprettet av hensyn til virksomheten.
