Innbyggere og virksomheter som er pålagt merverdiavgift (MVA) på næringsvirksomhet i en medlemsstat i Den Europeiske Union hvor de ikke er etablert eller registrert, har ofte rett til refusjon fra landet der de betalte moms. Tidligere hadde Litauiske skattebetalere det vanskelig med dette, fordi de måtte kommunisere med institusjonene i hvert land separat.
MVA-refusjon prosedyren har blitt betydelig forenklet med introduksjonen av EPRIS (Elektronisk søknad mottakssystem) systemet, laget av Novian Systems, som gjør det mulig å kreve inn merverdiavgift fra europeiske land på en «one-stop-shop» – basis.
Situasjon
Litauiske skattebetalere sender inn tusenvis av søknader til Statens skatte tilsyn (STI) hvert år om tilbakebetaling av merverdiavgift betalt i andre EU-medlemsstater. På denne måten har millioner av euro returnert til landets boliger og bedrifter fra utlandet hvert år.
I Litauen var prosessen med moms innkreving fra EU-land kompleks, langvarig og krevde spesifikk kunnskap. Søknader om tilbakebetaling av merverdiavgift måtte fylles ut av skattytere for hvert land separat.
Problemstilling
MVA-innkrevingssystemet ga ikke alle nødvendige tjenester, og dataene ble oppdatert uoperativt. Hvis store organisasjoner henvendte seg til problemet, var det et stort antall forespørsler som var vanskelige å håndtere.
Dessuten klarte ikke systembrukere å spore prosessen med å behandle innsendte dokumenter eller spore overføring historikken til relaterte oppgaver. Til slutt betyr en så lang og komplisert MVA-innkrevingsprosess at mindre arbeidskapital vil være tilgjengelig for bedrifter.
For å forenkle og fremskynde denne prosedyren, ble det besluttet å erstatte det gamle systemet med et mer moderne system, som ville være mer praktisk og mer effektivt.
Løsning
Som svar på behovet for et mer praktisk og enklere system som skal brukes av skattebetalere, har Novian Systems»(daværende Algoritmu Systemos) utviklet og implementert et elektronisk applikasjonssystem (EPRIS). Det sikrer fullstendigheten av tjenestene, effektiviteten av dataoppdatering og har funksjonelle grensesnitt med andre STI-systemer. Implementerte IT-løsninger sikrer automatisert behandling av elektroniske tjenester knyttet til skatteforvaltningen.
Resultat
Det nye systemet sikrer at innbyggere og bedrifter kan sende inn søknader om tilbakebetaling av moms på en «one-stop-shop» prinsippet for alle land i EU. Dette betyr at det er nok å fylle ut ett dokument, og alle EU-medlemsstatene som er nevnt i det skal motta forespørselen.
Oppdateringer av systemet har forbedret den automatiserte MVA-registreringsfunksjonen og gitt pålitelig beskyttelse av skattebetalers data. Det nye systemet økte også åpenheten i prosedyren for inndriving av merverdiavgift og den operative utvekslingen av informasjon mellom STI og skattebetalere, offentlige forvaltningsinstitusjoner og andre enheter som bruker tjenestene levert av tilsynet ble startet.
Installasjonen av EPRIS har forbedret kvaliteten og tilgjengeligheten til STI-tjenester knyttet til avgifter og beløps administrasjons prosedyrer. Dessuten er beslutningstaking i offentlig forvaltning ved hjelp av informasjonsteknologi utviklet. Som et resultat har effektiviteten av STI-aktiviteter økt, midler, tid og menneskelige ressurser er spart.
For at det nye systemet skulle fungere kvalitativt og effektivt, tok «Novian Systems» på seg ikke bare av utviklingen, analysen, programmeringen og implementeringen av EPRIS, men sørget også for støtte og vedlikehold av systemet.
